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建立地方志計算機數據庫系統的初探
摘 要：本文淺述了地方志在社會主義物質文明和精神文明建設中的重要地方志的特點開發、建設數據庫的問題。
21世紀人類將全面進入知識經濟社會，信息化、網絡化已成為不可逆轉的趨勢，信息傳遞一瞬萬里。為有效地開發、利用地方志中的文獻信息資源，把原書本式的地方志建設成為計算機能夠識別的數碼式文獻（即電子版地方志），這將極大地提高人們對地方志的利用，促進社會經濟、文化科學的發展。
1 地方志在社會主義雙文明建設中的重要作用
編纂社會主義時期第一代新方志，湖南是全國起步較早的省份之一，也是當前成果較多的省份之一。洋洋三千萬余言的《湖南省志》的84部分志已出版發行53部；各地編纂的113部地市縣志已出版發行104部。這一代新方志的出版，是湖南省自清康熙三年湖廣分省以來最浩繁的文化建設工程，也是一項實現為現代社會經濟服務的系統工程。自古以來，人們都把志書看作是資治致用之書�！爸翁煜抡咭允妨﹁b，治郡國者以志為鑒”。中華人民共和國成立后，黨和政府重視地方志的編纂工作，自八十年代以來，全國各省都成立了修志機構，有十多萬人投入了修志。在物質文明和精神文明建設中，地方志作為一種資料性著述，已愈來愈被人們所重視，發揮了有益的作用。新方志是經過考證，能反映地方社會科學、文化、經濟、人文地理、物產、礦業等多方面的系統性資料，這些資料可供自然科學工作者進行教學和科研之用。我國很多重大的科研成果都得益于地方志資料。當代著名的氣象學家和地理學家竺可幀將方志中有關植物分布、花開花落的變化、大河冰凍的記載收集在一起，找出了物候變化的規律，寫成了著名的論文（中國近五千年來氣候變遷的初步研究），受到了國內外學術界的重視�？梢哉f，在為有關科學研究提供資料方面，地方志是一座內容豐富的文獻寶庫，具有很高的開發利用價值和應用前景。地方志可以為總結歷史經驗教訓，實行正確領導提供借鑒，領導者可以從前人成功的事實中得到經驗，從前人失敗的事實中吸取教訓，新方志還能力進行政治思想教育提供具體教材。地方志一般具有以下特點：
1．1 由各地、各行業專家撰寫，入志史料考證嚴格，資料翔實可靠；
1．2 按行業或地域分冊出版，集中反映其發展的基本情況，對當地經濟發展具有決策、參考、指南等信息咨詢作用；
1．3 資料經過整理加工，具有系統化、條理化特點，并體現出規律性的東西；
1．4 提供各種事實、概況和統計數字等動態信息；
1．5 各分冊獨立出版，內容不交叉重復。
2 如何建設計算機地方志數據庫
數據庫是控制和處理文獻信息的一個重要手段，它的建設是信息時代文獻書目信息存貯和利用的必然要求。它以檢索迅速、存取便利、又可以提供遠距離傳輸而贏得社會各界用戶的青睞。數據庫是文獻工作自動化的基礎，是文獻信息資源共享的先決條件，只有先建立相關文獻的數據庫，才有可能實現各項工作的計算機自動化管理，并通過計算機和數據庫高效、全面系統地揭示相關文獻信息資源，為讀者提供優質服務。
系統地開發利用地方志，建設一個全面的、便于大眾使用的計算機地方志數據庫系統（電子版地方志），筆者認為應注意以下兩個方面。
2．1 建立高質量的地方志計單機全文數據庫。
全文數據庫，即包括書名、篇名、關鍵詞、正文、人名、地名、年代、參考文獻等數據的數據庫，另外還有諸如圖像、語言（音樂）等數據庫。在現代社會，作為參考指示性的書目信息已不能滿足讀者多層次的信息需求，而全文數據庫有其他類型數據庫不具備的優點：
2．1．1 讀者可通過計算機網絡系統檢索直接得到全文；
2．1．2 時差為零，能方便快捷地為讀者提供資料服務;
2. 1．3避免了二次加工人為的差錯。如：手工摘錄出現的抄寫錯誤等。同時，它還能根據用戶的需要編制二、三次文獻或索引書目等高質量的信息；
2．1．4 便于方志的修改和增補。
2. 2 編制多種索引，滿足用戶多途徑檢索的要求。
索引是讀者利用地方志數據庫的入口，因此，索引的編制應以科學為根據，以學科分類為基礎。索引與全文數據庫中的有關條目鏈接要科學，便于用戶從學科分類、主題等途徑查找。建立多個檢索口。還可以模糊檢索的方式，使查找、利用資料更準確、更快捷和便利。為此，我們認為計算機地方志數據庫系統應設置以下幾個方面的索引系統：
2．2．1 關鍵詞索引：從地方志標題、章節和內容中抽取具有代表性的關鍵詞，并能運用概念組配方式。揭示文獻內容特征。該索引是檢索地方志文獻信息的重要手段。
2．2．2 分類索引：類目的索引以科學分類為依據。同時，還應照顧到志書本身的特征
2．2．3 人名索引：以地方志中人名力檢索途徑，查找與人名有關的內容。
2．2．4 地名索引，以地方志中所涉及到的地名為檢索途徑查找相應的文獻內容。
2．2．5 條目索引：以地方志各分冊的篇目為依據編排，只要鍵入分冊名和篇名，即可閱讀該分冊或指定篇目的全文數據。
3 系統開發前后應做的工作
3．1 對人員的要求：地方志信息數據開發研制工作應選派具圖書館業務知識的專業計算機人員和圖書館業務骨干參加，這樣才能使系統的研制工作順利地開展。
3．2 加強數據庫的質量建設：在數據庫的建設過程中，數據錄入時要力求準確，寧繁匆簡，責任到人，建立嚴格的定期檢查制度，保證數據庫建設的質量。
3．3 重視用戶教育：系統開發成功后，在使用過程中可能需要經過一段時間的用戶培訓方能達到開發者的目的，因此向用戶普及數據庫知識以及計算機方面的知識是非常必要的，同時還應編制用戶使用手冊。
3．4 利用數據庫產品加強對其宣傳報道，擴大社會影響。
3．5 上網的要求：近幾年來，我國已陸續建成了十大“金”字號的國民經濟信息化網絡工程，初步形成了一個覆蓋全國、連接世界的高速信息網絡系統。計算機地方志數據庫系統，是圖書館計算機自動化管理系統中的一個子系統，它通過圖書館計算機自動化管理系統進人全國圖書館網絡系統或1nternet網。
在信息化的社會中，誰能盡快地將自己的信息上網，誰就能擁有更多的用戶。因此，數據庫產品形成后，應盡快與本館計算機系統連接、上網，以擴大其社會影響，為社會所認識和利用。
電子版地方志比書本式地方志有很大的優勢。它有便于檢索、快捷方便、便于修訂、內容全面等特點。地方志數據庫的建設工作量大、時間長，是一個大工程，但有著深遠的意義。省圖書館是地方中心圖書館，收集、保存地方文獻是其主要職責之一，因此，建設地方志數據庫是省圖書館的一項主要任務。
參考文獻：
（1）禹舜，一項為現實服務的文化建設工程——淺談地方志的社會功能[N]．湖南日報
（2）周士虎，試論建立大規模的全文數據庫[J]．現代圖書館情報技術， 1996（3）。
（3）陳子玲，知識經濟時代圖書館的生存與發展[M]．天津：天津人民出版社， 1999，2
〔出處〕 《河南圖書館》2001.（6 ）
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