對外接待辦法

對外接待辦法

　一.總則　　對外接待是公司行政事務和公關活動的重要部分，為使對外接待工作規范有序，具有統一的公司形象，特制定本辦法。
　　本辦法適用于全公司各部門。
　　二.對外接待范圍
　　本辦法規定的接待范圍主要是公司及所屬各部門，以及各子、分公司經營管理活動所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作。
　　接待的對象分為內賓和外賓。
　　三.對外接待部門
　　公司行政部為公司負責接待的職能部門。
　　遇到重大接待工作和活動，可由總經理室協調若干部門共同做好此項工作，有關部門要積極主動配合。
　　四.對外接待原則
　　接待應遵循“平等、對口、節約、周到、保密”的原則，使客人高興而來、滿意而去。
　　平等原則。對來賓無論職務高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與權限相等，同級別出面，特殊情況高規格接待。
　　對口原則。各職能部門對口接待。綜合性接待時各部門應予以協調，誰出面接待誰結帳。
　　節約原則。內部成本效益核算。招待來賓從簡，不鋪張浪費，不重復宴請，主方人數不多于賓客人數。
　　周到原則。接待程度應銜接周密，接待方式應完善，以禮相待，使客人感到熱情、周到。
　　保密原則。向不定期賓介紹情況，注意保守公司情況、國家機密。重要會議要有記錄。巧妙回避不宜回答的部題。
　　五.接待規格的確定。
　　高規格接待，陪客比來賓職務高一些。適用于上級機關派員來人、其他企事業單位來員洽商重要事宜、下屬企業領導來訪匯報情況。
　　對等接待。適用于一般性接待活動。
　　低規格接待，陪客比來賓職務低一些。適用于經常性業務往來。
　　六.接待禮儀
　　見面。原則為主動、熱情、禮貌。
　　2.接待：主動起迎，問明來意。
　　3.安排交談地點：
　�、鸥鶕�來客來意和身份，安排適當地點（辦公室、接待室、會議室）進行交談；
　�、剖智邦^忙，一時難以抽身時，應向客人說明暫請他人代接呀另商時間；
　�、乔屑勺尶腿司煤蚨鵁o人問津。
　�、瓤蛻籼岢鰢�家領導或他人交談，應立即聯絡，并將客人引至約定地點等候會面，介紹后再行離開。
　　七.引見。
　　首先向領導介紹客人（單位、職務、姓名）。
　　引見順序；
　�、虐焉矸莸�、年齡輕的人介紹給身份高、年紀大的；
　�、瓢绰殑崭叩�，依次介紹一行來客；
　�、锹殑障嗤�，先介紹年紀大的。
　�、阮I導與來賓見面交談后，對客人原定日程有變化的，與客人共同協商安排。
　　八.行路。
　　陪同客人行路，請客人行于自己右側；
　　乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動開關門；
　　自己處于主陪地位，應并排在客人旁邊，不要落在后邊。
　　九.其他。
　　穿著不得過于隨便，按規定著裝，衣著整潔，有風度；
　　主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士；
　　尊重屬不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮節。
　　因故未能準時赴約，盡早通知對方，并以適當的方式致歉。
　　十.接待內容和程序
　�、褰哟齼荣e。
　　接受任務。弄清來賓的基本情況：單位、人數、姓名、性別、職務和使命、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。
　　布置接待。提出接待意見：接待部門、人員、規格、方式、安排、費用預算，并報請上級批準。
　　迎接安排。根據來賓身份、人數、性別，預訂招待所或賓館，安排好伙食標準、進餐方式、時間、地點，按抵達時間，派人派車迎接。
　　看望、商議日程。來賓住下后，公司有關人員前往看望，表示歡迎和問候，了解來訪日程和目的，商定活動日程并通知有關部門。
　　安排有關領導會見。按接待規格和禮儀，安排有關領導去住所看望，接待人員安排會見地點、時間、陪同人員。
　　組織活動實施。按參觀、考察目的，組織業務部門向客人介紹情況，參觀現場；對上級檢查，安排匯報、座談會。
　　送別。根據客人意見，預定車、船、機票，協助客人結算食宿帳目，話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機場。
　　小結。每次較大規模接待完成后進行一次小結，以便總結經驗、改進后續工作。
　�、娼哟齺碣e。
　　接待內容與程序基本相同，主要內容和注意點為：
　　迎送。
　　安排迎送陪同人員和譯員，要有與外賓身份相當的對口、對等人員迎送。
　　對身份較高的外賓，事先應在機場（車站、碼頭）安排貴賓休息室，并備有飲料。
　　會見會談。
　　會見會談的時間、地點、雙方人員名單應至少提前1天通知對方，并盡量不改變計劃；會見時，我方主要人員要高于或等于外賓身份；會談時，身份一般對等。
　　我方人員應提前到達，并在門口迎送。
　　對會見會談場所、座位事先精心安排，留定座位。雙方人員較多、場所較大時，宜裝擴音系統，桌上放置中外文座位卡。
　　會見的座位排列：外賓在右邊，我方人員坐左邊。團長安排在我方主談人右手第一位，副團長坐第二位，其他外賓可依次隨便落座。
　　會談時用長桌的，中外各一方，請外賓坐上方，我方主談人坐自己一方的中間位置。
　　如有合影，事先安排合影圖。合影一般主人居正中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。
　　宴請。
　　有宴會（早宴、午宴、晚宴）、招待會（冷餐會和酒會）、茶話會、工作進餐。
　　舉辦何種宴請活動，根據活動目的、對象、經費開支等因素確定。
　　文藝晚會。
　　根據活動目的、外賓興趣、接受能力，安排和選定節目，根據客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位為佳。
　　參觀游覽。
　　根據來訪目的、性質、外賓意愿和興趣，選擇有針對性的游覽項目，安排身份相當的陪同人員和解說員、導游。
　　接待標準
　�、庞貌蜆藴�。
　　1、招待官員、關系戶80~120元/人·餐
　　2、較重要官員、關系戶50~80元/人·餐
　　3、地方一般干部、外單位來人10~30元/人·餐
　　4、公司分支機構來人15元左右/人·餐
　　5、�？蛦T工標準
　　住宿安排。
　　招待對象　　　　　標準　　　　　　　　審批權限
　　較重要官員　　　200~350元/天　　　　　　總經理
　　較重要官員　　　150~200元/天　　　　　　總經理
　　公司分支機構　　按公司標準
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　　十一.附則
　　1.涉及重大接待活動，需行政部會同公關部協調執行。
　　2.本辦法由行政部解釋執行，由公司總經理頒布生效。
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