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地方文獻的新發展：省情資料工作理論與實踐
1 省情資料的類型和特征
1．1省情資料的類型
省情資料是反映與揭示各類省情內容的文獻資料集合。從文獻概念上說，省情資料與傳統地方文獻概念稍有不同，但總體來說它應作為一個省的地方文獻工作的新發展，是地方文獻的一種新形式。省情資料按不同的標準可劃分為如下類型：
1．1．1按其性質可分為自然省情資料和社會省情資料。自然省情資料是反映該省區自然狀況的文獻資料，包括地理、氣候、自然資源、生態環境等。社會省情資料是反映該省區社會狀況的文獻資料，包括人口、民族、行政區劃、政策體制、生產力水平、社會文化等內容。
1．1．2按時間發展階段可分為歷史省情資料和現實省情資料。歷史省情資料是反映不同歷史時期該省區社會歷史發展的基本情況和特點，以及歷史淵源、社會沿革等內容的文獻資料�，F實省情資料則是反映現階段該省區的政治、經濟、文化、教育、科技、社會生活等方面的基本情況和特點的文獻資料。
1．1．3按其范疇可分為宏觀省情資料和微觀省情資料。宏觀省情資料是指反映全省區各社會基本要素的總的情況和特點及該省區在國內、國際中的地位、作用、影響及相關關系的文獻資料。微觀省情資料是反映該省區范圍內的某地區、某系統、某單位或某方面問題的具體情況與特點的文獻資料。
1．1．4按其內容可分為政策省情資料、經濟省情資料、文化省情資料、科技省情資料、教育省情資料、軍事省情資料等。
1，1．5按載體形式可分為印刷型省情資料和非印刷型省情資料。印刷型省情資料包括圖書、期刊、報紙等。非印刷型省情資料包括錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等類型資料。
1．1．6按其公開程度可分為公開出版的省情資料和非公開出版的省情資料（又稱內部資料）。公開出版的省情資料包括公開出版的書刊報及聲像資料。非公開出版的省情資料包括各種內部出版、編印的刊物、快報、簡報、報表、調查材料、文件匯編等。
1．2省情資料的主要特征
1．2．1地方性。省情資料所反映的范圍，以一個省區地域內的各方面基本情況和特點為主，兼顧反映與本省相關聯的有關內容，體現出較強的區域性特征。
1．2．2原始性。省情資料中有相當一部分屬于非正式出版物，它包括各種快報、手冊、匯編、報表、檔案、手稿、拓片、圖片等第一手資料，體現出原始性特征。
1．2．3廣泛性。省情資料所反映的內容，跨學科、跨行業、跨時代，巨細無遺，層次復雜，載體多樣，體現出資料收集的廣泛性特征。
1．2．4連續性。省情本身是一個動態發展的過程，記錄和反映省情發展變化的文獻資料也必然連續不斷地充實發展著，體現出省情資料內容上的連續性與動態性。
1.2．5無序性。省情資料內容廣泛、類型各異、載體多樣、來源分散，呈現出不易管理的無序性和不規范性。
2 省情資料收集、整理工作中的問題及對策
省情資料作為地方文獻的一種新形式，其組織管理上存在著較為復雜、棘手的共性問題，以我館為例，我館于1996年9月成立了江蘇省省情資料中心，開始了省情資料的收集、整理、開發、利用工作。目前，收集范圍除公開出版物之外，還征集大量有關江蘇省政治、經濟、文化、歷史等各個地區、各個部門、各個行業全面情況的各種文字材料和圖片，具體包括：各種文件（已解密）、工作簡報、領導講話、統計報表、調查材料、計劃總結、信息動態、地方史志、內部書報刊等內部出版物或內部資料。如此廣泛復雜的資料收集范圍，給我們實際工作帶來了許多較難解決和難以預測的問題。主要有如下幾點：
2. 1內容過于龐雜
照目前中心收集資料的范圍而言，真可謂“上至天文，下至地理”，上至國家（指其中論及我省情況的有關書刊）全省，下至縣鄉村鎮”，除純粹性文藝作品及數理化等技術理論外，幾乎無所不包，令我們工作起來頭緒繁雜、無所適從。
2．2分類排架問題
省情資料是地方文獻，這就存在著是按行政區劃還是按學科門類進行集中、書與刊是否集中一處以及一些非書非刊印刷品（因其連續性無法預測，故稱之）的歸類排架等問題。
2．3陳列裝訂問題
此類問題主要體現在內部出版物上。這些內部資料各種規格不一，給今后大規模的入藏、陳列、裝訂帶來很大問題。
2．4時效性問題
目前除正式出版的書、報、刊等資料外，其它資料都或多或少存在一個時效性問題。出現這個問題的原因：一是全省范圍區域大，郵路不暢，難以保證將資料即時送到；二是省內各市、縣，各廳局有關單位的聯系人時間概念不強，圖方便，將應當分期及時寄出的資料匯總一并寄出，從而影響了這些資料的時效性。
2．5連續性問題
非公開（非正式）出版物，尤其是一些定期或不定期連續出版物常存在一個資料連續性問題。比如某一部門送了今年的資料，明年資料就可能不送了；送了上半年的幾期資料，下半年就不送了；有些部門的聯系人也經常變動，銜接不好，造成資料缺乏連續性，呈現不完整、不系統現象。這主要是由于省情資料的提供是建立在非純粹行政隸屬關系之上的，供需雙方之間無有效的制約，相互之間更多的只是一種承諾，而這種承諾往往也是很脆弱的。
對于上述省情資料收集、整理中的問題，我們也在具體工作中不斷總結經驗教訓，努力尋找解決這些問題的辦法。首先，對于資料征集范圍不斷加以修正，側重體現江蘇的特色（如江蘇省志、專業志、地方志、省統計局數據資料、鄉鎮企業資料、科教興省資料等），并結合黨校有關教學科研活動來加以規范，征集資料的級別也加以統一，比如地區之間規定征集到市、縣一級，部門之間規定征集到廳局一級。其次，對于分類排架問題也做出了具體規定，即書報刊分列，圖書先按全省十三個省轄市各入其市，在同一市下再按類排架，綜合各省或各市的有關資料分別歸入全國、華東、江蘇等區域。報刊也基本上是按類排架陳列，并對過期報刊及時清理裝訂。對暫時不宜裝訂的零碎資料、大小不一的資料，分別裝入報刊盒中，并貼上相應標簽，以利查找。再次，對于時效性、連續性及遺漏散缺問題，我館基本上確立了一種觀點，即凡可以訂購的，便付款訂購，以保證資料到館的時效性和連續性。學校對省情資料的采集工作也十分重視和支持，為便于對外聯系，專門為中心開通了長途電話，并為工作人員印發了名片。最后，對于省情資料采購及圖書館的正常采購進行了較為有效的協調，即對采編部強調了省情資料達到完備級的工作要求，也賦予了省情資料工作人員獨立采購的權力，但兩者需相互交流信息，以避免不必要的重復、浪費。
3 省情資料的開發利用
如果說省情資料的收集、整理工作是黨校圖書館的基礎工作之一，那么省情資料的開發利用則是黨校圖書館開展省情資料工作的根本目的。
以我館為例。目前，我館對省情資料的開發利用已做了一些初步工作。一是建立了書目管理數據庫和篇目管理數據庫。書目管理數據庫將省情中心收藏的2000余種圖書的書目信息全部錄入電腦，可進行書名、著者、分類、關鍵詞等多途徑檢索。篇目數據庫是將省情中心收藏的報刊中有關省情內容的文章篇目信息錄入電腦，可進行篇名、刊名、著者、關鍵詞、分類（粗分）多途徑檢索，目前已錄入記錄4000余條，其建庫工作還正在緊張有序地進行中。通過這兩個數據庫，極大地提高了書刊的檢索、利用效率。二是利用省情中心收藏的省情資料，編輯出版了9期《江蘇省情》復印報刊資料，其內容涉及到許多省內當前的熱點理論問題，比如江蘇跨世紀發展的優先戰略與政策選擇、江蘇經濟增長方式評析、建立文化大省、經濟結構調整等專題，受到校內外科研人員及省電視臺理論部的廣泛歡迎。三是著手編撰《江蘇省情簡編》一書，目前初稿編撰工作正在進行之中。
總之，開展省情資料工作是地方文獻工作一種新的嘗試。若能搞好省情資料的收集、整理和開發利用工作，相信在不久的將來，省級黨校圖書館會建設成為各省省情資料的存貯中心、檢索中心、報道中心、研究中心、資料服務中心和對外宣傳交流中心。這將為各省的地方文獻工作書就新的篇章。
參考文獻：
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6．江蘇省情資料中心組建系列文件
〔出處〕 《情報資料工作》，1998年第5期
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