文件管理辦法

文件管理辦法

    外來文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復、涵、會議紀要）、電報、傳真等等
   本部制發文件：本公司內部文件和對外業務文件
   第三條 收文
   1.      本公司與外界往來的文件，由辦公室統一登記、收文。
   2.      內部制發文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
   第四條 發文
   1.      以公司名義撰寫的文件，可由各部門自行擬稿，統一由公司辦公室登記簽發。
   2.      以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發。
   第五條 分文
   1. 外來文件由辦公室登記收文后，根據業務性質分送各有關部門處理。
   2. 內部制發文件流轉時，由發文部門登記簽發后，直接送收文部門登記簽收。
   第六條 會簽
   1. 需多部門或多人會簽處理的文件應附上"收文處理單"。
   2. 各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。
   3. 文件收文后，再依"收文處理單"內所指定的會簽順序，轉送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉送辦公室。
   第三章 重要文件的審核、執行
   第七條 審核、批示
   涉及公司總體協調或應由公司總經理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見，呈總經理或交其他被授權者做最終的審核、批示。
   第八條 執行
   經總經理或有關人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復印一份送執行單位處理并督促執行。
   第四章 撰寫文書格式
   第九條 公司實行按國家標準和公司標準統一的文書規范格式。
   第十條 對已經統一的文書類（以附件形式下發），要求各部門及員工嚴格按公司規范格式操作
   

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